Com o passar do tempo, os filtros antispam têm ficado cada vez mais eficientes, separando de forma mais precisa as correspondências eletrônicas indesejadas. Eles funcionam basicamente através de um conjunto de regras que separam os emails em desejados e indesejados. Os emails desejados são enviados para a caixa de entrada e os indesejados são marcados como Spam. Algumas vezes, os provedores nem mesmo enviam para sua pasta de Spam esses emails, bloqueando-os diretamente no sistema do provedor. Essas regras são indicações de como o email desejado deve ser e como geralmente os emails indesejados são. As regras mais comuns incluem filtro de endereço ou servidor de email, filtro de IP, filtro de palavras e filtro de links. Estes filtros verificam diversas características (texto, links, imagens, etc) e geralmente classificam cada e-mail com um número (por exemplo) que vai de 0 (excelente) a 100 (ruim) chamado de ‘spam score’. Quanto maoir este número, mais probabilidade da mensagem ir para o lixo eletrônico e quanto menor, mais legítimo o email é considerado.
Como os filtros também falham, compilamos 10 ótimas dicas com atitudes que devem ser observadas para que o seu email não pare no lixo eletrônico:
1 – Políticas de antispam do cliente: alguns servidores ou serviços de antispam possuem políticas de filtragem mais rígidas do que outros. Isso significa que dependendo do conteúdo do e-mail (palavras, frases, etc) o e-mail pode facilmente ser classificado como SPAM. A classificação incorreta de uma mensagem como SPAM também pode ser ocasionada por problemas de configuração do serviço antispam no servidor, classificação incorreta no leitor de e-mails (Outlook, Thunderbird, etc) do cliente, bem como regras específicas ou defeituosas criadas pelo destinatário. Confirme com o destinatário se a mensagem não foi armazenada na pasta "Lixo Eletrônico" e, caso ocorra com frequencia, solicite a seu cliente que verifique com sua área técnica o motivo da classificação incorreta.
2 – Muitas cores e fontes diferentes: conteúdo do email com muitas fontes e cores diferentes (principalmente as mais fortes) chamam atenção negativamente dos filtros. O ideal é usar somente uma fonte e destacar as palavras ou frases principais em negrito somente.
3 – Assunto ou texto suspeito: evite preencher o campo assunto com palavras tipicamente relacionadas a spam, como ‘promoção’, ‘compre já’, ‘trabalhe em casa’, ‘clique aqui’, ‘não perca’ etc. Evite também usar muitas letras maiúsculas e exclamações neste campo. O ideal é ter um assunto simples e curto. O mesmo deve ser observado no texto que compõe o corpo do e-mail. Algumas palavras ou termos podem levar o serviço antispam a classificar incorretamente a mensagem.
4 – Muita imagem, pouco texto: mensagens que só possuem imagem e/ou pouco texto são um duplo problema, pois além de aumentar a possibilidade de classificação de SPAM, as imagens não são exibidas por padrão pela maioria dos serviços de email. Geralmente o usuário precisa clicar em uma opção do tipo ‘Mostrar imagens’ no cliente de email.
5 – Muitos destinatários por mensagem: evite o uso de muitos destinatários por envio. O ideal é enviar um email para cada um, usando sempre o campo ‘Para’ ou ‘To’. Evite o uso do campo ‘Cc’ (com cópia), que além de expor os endereços dos destinatários, aumenta a possibilidade de ser classificada como SPAM.
6 – Texto repetido: nunca repita o mesmo texto na mensagem (copiar e colar). Um bom conteúdo na mensagem é essencial tanto para atrair a atenção do leitor quanto para não atrair negativamente a atenção dos filtros.
7 – Excesso de links: mensagens com muitos links reduzem sua credibilidade. Novamente, tente sempre priorizar o conteúdo (explicar o que você está oferecendo) ao invés de tentar forçar o usuário a clicar em algum lugar.
8 – Anexos: evite anexos, pois eles tornam o envio muito mais lento e geralmente podem ser considerados negativamente pelos filtros. Se o envio de um arquivo for essencial, hospede-o em algum site seguro (Dropbox, Google Drive ou similar) e compartilhe através deste serviço. Algumas empresas bloqueiam alguns tipos de anexos em seus serviços antispam e podem causar baixa reputação do seu endereço de e-mail. Tenha o hábito de sempre compactar o arquivo com ZIP ou outro formato de compressão de dados preferido antes de enviar.
9 – Lista sem opção de sair: quando o conteúdo for algum tipo de newsletter, sempre inclua uma maneira da pessoa sair da sua lista de emails caso assim desejado. Mensagens sem esta opção além de causarem transtornos para quem não deseja mais receber podem gerar reclamações que reduzem a credibilidade do seu remetente / domínio.
10 – Erros de digitação / gramática: embora este tipo de erro não influa diretamente na classificação do SPAM, com certeza um email com erros gramaticais irá gerar uma imagem negativa do seu produto / empresa. Por isso sempre revise bem o conteúdo antes de enviá-lo.